Bewirtungskosten digital nachweisen

Kaum dass seit Jahrzehnten die Möglichkeit der Digitalisierung von Informationen existiert, beglückt uns das Bundesfinanzministerium im Juni 2021 mit der gnädigen Erlaubnis: Bewirtungsbelege, mit denen man die Kosten für Einladungen von Geschäftsfreunden in ein Restaurant steuerlich absetzen kann, müssen nun nicht mehr in Form von Papier aufbewahrt werden. Nun dürfen Bewirtungsbelege auch digitalisiert festgehalten und entsprechend in der Steuererklärung präsentiert werden.

Digital oder analog: Bewirtungskosten sind ein Dauerthema bei Betriebsprüfungen. Wenn ein Prüfer gar nichts findet, dann reitet er sein Steckenpferd „Überprüfung von Bewirtungskosten“. Das weiß jeder und jeder Steuerberater achtet schon bei der Erstellung der Steuererklärung darauf, dass die Bewirtungsbelege in der richtigen Form vorliegen auch richtig ausgefüllt. Wer erst im Rahmen der Betriebsprüfung beginnt, die Belege nachzujustieren, ist zu spät dran: Das geht gar nicht.

Nun also wurde eine gewisse Erleichterung ermöglicht in dem oben erwähnten Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Die wichtigste Neuerung: Rechnungen und Bewirtungsbelege können nun digitalisiert werden und die lästige Aufbewahrung der Papierschnitzel kann man sich künftig schenken. Etwas leichter war es ohnehin schon in den letzten Jahren geworden. Die Gaststätten, wo die meisten geschäftlich veranlassten Bewirtungen stattfinden, haben ihr Kassenwesen längst zumeist digitalisiert. Und dann ist es einfach: Man erhält bereits ein weitgehend ausgefülltes Formular, auf dem man nur noch die bewirteten Personen eintragen muss und den Anlass dir Bewirtung.
Das Einkommensteuergesetz sagt (§ 4), dass 70 % der betrieblich veranlassten Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzbar sind, sofern sie als angemessen angesehen werden. Nachweisen muss man den Ort der Bewirtung, den Tag, die Teilnehmer, den Anlass und die Höhe der Bewirtungskosten.

Aber die neue Regelung, dass der Nachweis auch in digitalisierter Form erfolgen kann, bewirkte gewisse Änderungen, die man sich genau ansehen sollte (und auch einhalten sollte – Steckenpferd der Betriebsprüfer bleibt das Thema weiterhin). Weiter gilt zunächst, dass der Bewirtende – zeitnah! – ein formloses Dokument erstellen muss. Man nennt das einen Eigenbeleg. Der muss unterschrieben werden.

Neu ist die Verpflichtung, die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants aufzuführen, das Ausstellungsdatum und die Rechnungsnummer. Der Name des Bewirtenden ist bei Rechnungen über 250 EUR aufzuführen. Der kann aber handschriftlich ergänzt werden.

Neu ist nun aber, dass der Eigenbeleg von den Bewirtenden digital erstellt werden oder digitalisiert werden kann. Eine Autorisierung erfolgt durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung. Änderungen sind nachträglich nicht erlaubt. Und wenn, dann muss die Änderung dokumentiert werden. Die Rechnung des Restaurants kann digital übermittelt werden oder nachträglich vom Bewirtenden digitalisiert werden. Ein digitaler Eigenbeleg muss mit der digitalen Bewirtungsrechnung zusammengeführt werden.

Bei Bewirtungen im Ausland ergibt sich keine Veränderung. Zwar sollte die Praxis auch da so sein wie gerade beschrieben. Gibt es aber ausnahmsweise nur eine handschriftliche Rechnung, muss man nun glaubhaft machen, dass es in diesem ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege gibt.

Der Abzug von Bewirtungsaufwendungen steht Einzelunternehmen, Selbstständigen oder Beteiligten an Gesellschaften zu. Auch Arbeitnehmer können die Kosten abziehen, soweit sie eine berufliche Veranlassung nachweisen.

Die Ermöglichung der Nachweise in digitaler Form kommt reichlich spät. Und sie wirft ein bezeichnendes Licht auf den Stand der Digitalisierungsfortschritte in Deutschland. Das Handelsblatt veröffentlichte am 2. September 2021 ein Ranking der Digitalisierung der wichtigsten 20 Industrie- und Schwellenländer (Quelle: European Center for Digital Competitiveness). Da landet Deutschland auf Platz 18 und lies hinter sich nur noch Japan und Indien ganz oben befindet sich beispielsweise China, Saudi-Arabien, Brasilien, die Türkei, auch Italien und Frankreich. Und es ist kein Trost, dass die USA und Großbritannien ähnlich schlecht abschneiden.

(BMF-Schreiben vom 30.6.2021, IV C 6 – S 2145/19/10.003:003)

Stand: Juni 2021
Verfasst für EliteBrief